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Os meses de maio e de julho de 2016 estão marcados para as empresas brasileiras atenderem o compromisso com a Fiscalização Federal na entrega das obrigações fiscais de maior relevância na atualidade: a ECD (Escrituração Contábil Digital), em maio, e logo na sequência, no último dia do mês de julho, a ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Contadores, controllers, diretores financeiros, gerentes tributários, enfim, todos aqueles que são responsáveis nas companhias pela vida contábil, fiscal e financeira em geral, da menor até a maior empresa, de um grupo de empresas ou um conglomerado, estão atentos a esses dois meses. Será o encontro direto com os fiscais federais, que estarão aptos e poderão esmiuçar toda a vida tributária, financeira e contábil da companhia no ano que passou.

A entrega deverá ser feita aos “poderosos” computadores da Receita Federal do Brasil e elaborados em arquivos magnéticos no rigor do layout e pelas regras estabelecidas em legislação, diferentemente do que ocorria em passado recente. Os dados constantes nesses arquivos magnéticos referem-se à pessoa jurídica e apontam os detalhes de cada um dos fatos e atos contábeis que representaram todo o movimento financeiro e fiscal do ano que passou, o que envolve o crescimento ou a redução do patrimônio. Além disso, irá apurar o Imposto de Renda a ser recolhido no ano de entrega dos arquivos ao apresentar seus valores para chegar na base de cálculo, demonstrando o resultado financeiro de Lucro ou Prejuízo.

Sócios e acionistas esperam pelo Balanço Patrimonial para saber o resultado da aplicação do seu dinheiro e ficam na expectativa da ocorrência de lucro para comemorar ou de prejuízo para lamentar. Da mesma forma, o Fisco Federal, mais precisamente a Receita Federal do Brasil, está esperando cada um dos Balanços Patrimoniais de todas as empresas brasileiras para saber o quanto vai arrecadar com os impostos e, de olho nos dados apresentados nos arquivos magnéticos, checarão se os mesmos foram corretamente declarados. Os detalhes dos lançamentos contábeis, os valores dos saldos de cada conta do Plano de Contas das empresas (antigos Livro Diário e Livro Razão) e para coroar, as contas de resultado com os respectivos Balaços Patrimoniais, além do valor do imposto de Renda e da CSLL calculados estarão presentes na ECD e ECF.

Até pouco tempo atrás os Livros Fiscais e Contábeis das empresas eram emitidos mensalmente e alguns outros anualmente. Eles eram autenticados ou pela Junta Comercial ou pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e ficavam guardados nos arquivos das empresas esperando pelo pedido do fiscal para ver esses livros, ou seja, em um local dentro da empresa, “à disposição do Fisco”. Hoje não! Hoje, os Livros Fiscais e Contábeis estão “abertos”, escancarados na mesa dos fiscais e estão à disposição, por assim dizer, “online”, ou seja, basta um toque no computador do fiscal e ele terá na sua frente todos os detalhes da escrituração fiscal e contábil. Não há o trabalho de deslocamento até a empresa, ficando a fiscalização à distância sem que o contribuinte fique sabendo que está sofrendo uma fiscalização.

Quanta responsabilidade dentro desses arquivos magnéticos! E como estão essas informações? Estão refletindo fiel e corretamente todos os documentos emitidos e recebidos com seus valores e devidamente alocados nas contas contábeis mais apropriadas de acordo com os melhores procedimentos previstos na contabilidade?

O que eu resumiria com todas essas observações: quanto mais tempo para a elaboração da ECD – Escrituração Contábil Digital, para entregar em maio, que está aí, e da ECF – Escrituração Contábil Fiscal, para entregar em julho, com uma análise cuidadosa e profunda (podia até falar “percuciente”) dos dados que irão compor esses arquivos magnéticos, o resultado final será mais tranquilizador para aqueles que estão com a responsabilidade de executar essa tarefa, verificando o conteúdo e agora assinando digitalmente. Podendo na teoria ser questionado no dia seguinte ao da entrega por qualquer fiscal que, da sua mesa de trabalho, teve acesso a esses arquivos.

Tomar decisão pelo mais confiável sistema, pelo instrumento mais adequado, eficiente e amigável, com tratamento, análise e carga para o arquivo magnético no layout oficial com segurança e praticidade na elaboração e entrega da ECD e da ECF é uma tarefa de muita responsabilidade, porque essa obrigação fiscal vai carregar toda a competência do profissional da área de contabilidade e finanças. Hoje já é urgente tomar essa decisão!